令和5年度第4回自治会活性化ワーキングチームで打合せ、決定された主な議題の概要 をお知らせいたします。
目次
1.【報告・確認案件】役員作業内容に関する調査結果の報告
三役 評議員 隣組長の業務負担 調査結果
調査方法 ヒアリング
集計方法 各業務ごとに時系列形式で役員の負担時間、年間の負担時間を算出
→ 次回評議員会まで調査結果の確認期間を設け、 適宜修正の後、分析を開始
2.【報告案件】維持管理費徴収依頼対象
アパートマンションの調査結果について
下段の図参照
3.【報告案件】隣組別加入者数のマップの作成について
下段の図参照
4.【報告案件】IT事業費の執行予定について
これまで評議員で承諾済みのIT事業費の執行予定一覧の作成
5.【協議案件】各隣組内のルール調査の実施について
隣組費の用途、独自のルールなどについて、隣組長に対して、
関係資料の写しの提出を求めてよろしいか。
目的 各隣組への共有・ハイムシティの新規ルールの策定に伴う参考
※方針※負担削減のため、新たに資料の作成は依頼しない
備考 希望する隣組においては、 資料をデータ化し、データ引継ぎ可能な環境を構築
6.【協議案件】赤間コミセン広報誌
「話和輪～ふれ愛通信～」 への掲載検討について
概要～時期は未定であるが、 下記目的のため、 コミセン広報誌への掲載を検討してよろしいか。
目的～①田久地区内居住者～LINE公式アカウントなどの取組を周知・浸透
②田久地区外居住者～他地区における活動のアイディア提供
7.【協議案件】新規加入等における隣組長への依頼事項
各隣組における加入手続きに際し、LINE公式アカウントの登録依頼 (チラシの交付) を
行ってもらうこととしてよろしいか。
※マンション・アパート以外の維持管理費の徴収依頼については、
アナウンスできるチラシの作成及びオンライン決済環境の構築
を終えて開始
マンション・アパートについては、マンション・アパートワーキングチームにおいて、
管理会社に依頼を実施
8.【協議案件】LINE公式アカウント登録依頼
チラシの全戸配布について
LINE公式アカウントの登録を依頼するチラシの全戸配布にあたり、
まずは隣組長へ協力依頼を行い、協力が得られなかった隣組については、
WTで対応することとしてよろしいか。
9.【協議案件】LINE公式アカウントの運用管理者について
LINE公式アカウントについて、当初事業者からの配信も想定していたが、
LINE社のガイドラインに抵触することが判明したため、自治会のみでの運用となった。
それに伴い、運用管理者について、当初自治会の範疇を超えるため事業者として
運用管理する予定だったものの、自治会の運用が適正となる。
しかしながら、未だ利用の浸透段階であることから、自治会運用への切替を検討する条件として
①登録者数が300人を超える
②利用が1年を超える
③後任を準備する
までは、事業者として運用していくこととしてよろしいか。